Asesoría: los encargos de cada cliente a fin de trimestre
La contabilidad y los impuestos de los clientes van en su programa de siempre. Lo que se suele llevar a mano es otra cosa: qué se le presta a cada cliente, en qué punto está y si se le ha cobrado. Y a fin de trimestre es justo lo que más aprieta.
Cuota, encargo y consulta no son lo mismo
La cuota mensual cubre lo pactado; el encargo puntual —una escritura, un recurso, una alta— se cobra aparte; y la consulta es lo que más se escapa sin facturar. Si cada cosa que se hace para un cliente dice de qué tipo es, deja de hacerse un encargo dentro de la cuota sin que nadie lo haya decidido.
«Parado por el cliente», la lista de cada lunes
Lo que más retrasa un fin de trimestre no depende del despacho: es el cliente que no manda la documentación. Si esos encargos tienen su propio estado, parado por el cliente, el lunes hay una lista corta de a quién reclamar, en vez de descubrirlo el último día.
- Presupuestado y aceptado: antes de empezar.
- En curso: se está trabajando.
- Parado por el cliente: falta algo suyo.
- Terminado, facturado y cerrado: y en ese orden, sin saltarse el del medio.
Las horas dicen qué clientes salen a cuenta
Nadie sabe qué cliente cuesta más de lo que paga hasta que se miran las horas, y las horas no se apuntan porque no hay dónde. Si cada persona del despacho apunta lo que dedica a cada cliente el mismo día, la conversación de subir una cuota se tiene con datos.
El programa de Prontara para asesorías y gestorías trae así las cuotas, los encargos y las consultas con sus siete estados, las horas por cliente, las tareas del despacho con su responsable, la documentación de cada cliente y lo que queda por cobrar. No sustituye al programa de contabilidad ni al de nóminas, y no lo pretende.