Despacho de abogados: cómo organizar los casos y las igualas
En un despacho pequeño cada abogado sabe cómo van sus asuntos. El problema aparece cuando hay que saberlo sin preguntarle: porque está en un juicio, de vacaciones, o porque hay que decidir qué asuntos compensan.
Un caso es un estado, no una carpeta
La carpeta guarda los escritos. Lo que no dice es en qué punto está el asunto, y eso es lo que pregunta el cliente cuando llama. Si cada caso tiene un estado —presupuestado, encargado, en tramitación, suspendido, resuelto, facturado y archivado— la respuesta está en una lista.
Los suspendidos, a la vista
Un asunto se para esperando al juzgado, a la otra parte o al propio cliente. Si se marca como suspendido en vez de quedarse «en tramitación», al revisar la lista se ve qué está parado, y al reactivarlo se sabe que estaba esperando algo.
Las igualas, separadas de los asuntos
Una iguala mensual no se lleva como un asunto judicial ni como una consulta suelta. Si cada caso dice de qué tipo es, las igualas forman su propia lista con su cliente, y al cruzarla con lo que queda por cobrar se ve cuáles se siguen prestando sin pagarse.
Horas, honorarios y factura, juntos
- El presupuesto de honorarios, antes de aceptar el encargo.
- Las horas que cada abogado dedica a cada caso, apuntadas el mismo día.
- Las facturas de cada cliente y lo que queda por cobrar.
Con las tres cosas en el mismo programa, la pregunta de qué asuntos salen a cuenta deja de ser una intuición.
Y los plazos
Los plazos procesales siguen siendo cosa del abogado y de su agenda: un programa de gestión no los calcula. Prontara tampoco se conecta con LexNET ni con los juzgados; es el programa del despacho —casos, horas, honorarios, cobros y citas con clientes—, y lo decimos antes de que lo contrates.
El programa de Prontara para despachos trae así cada caso con sus siete estados y sus tres tipos —asunto judicial, iguala y consulta—, las horas por caso, los escritos en la ficha del cliente y la agenda del despacho.