Cómo pasar del Excel a un programa de gestión sin perder datos
Casi todos los negocios pequeños empiezan igual: una hoja de cálculo para los clientes, otra para los trabajos y una carpeta con las facturas. Funciona muy bien hasta que deja de funcionar, y casi nunca se nota el día que pasa.
Las cuatro señales de que el Excel se ha quedado corto
- Hay más de una copia del mismo fichero y nadie está seguro de cuál es la buena.
- Para saber cómo va un trabajo hay que preguntarle a la persona que lo lleva.
- Al final del mes, cuadrar lo cobrado con lo facturado es una tarde entera.
- Cuando alguien falta, una parte del negocio se para porque sólo esa persona sabía dónde estaba cada cosa.
Ninguna es grave por separado. Juntas quieren decir que el negocio ya depende de una herramienta pensada para hacer cuentas, no para que varias personas trabajen sobre los mismos clientes a la vez.
Qué pasar primero (y qué dejar para después)
El error más común es intentar pasarlo todo el primer día. No hace falta. Lo que importa es lo que está vivo: los clientes con los que trabajas ahora y los trabajos que están abiertos. El histórico se puede quedar en el Excel, que no se va a ninguna parte.
- Primero, los clientes activos: nombre, correo y teléfono son suficientes para empezar.
- Después, los trabajos abiertos, cada uno con el estado en que está hoy.
- Los precios de lo que vendes, porque es lo que luego sale en cada factura.
- Y lo demás, a medida que vuelva a aparecer: el cliente que no viene desde hace un año entra el día que vuelva.
Cómo se pasa una lista de clientes sin teclearla
En Excel, «Guardar como» y elegir el formato CSV. Ese fichero se sube tal cual en la pantalla de clientes de Prontara, con el botón de importar. Las columnas se reconocen por su nombre aunque no se llamen exactamente igual —«Teléfono», «Tlf» o «Movil» van al mismo sitio—, así que normalmente no hay que tocar la hoja antes.
Y el camino de vuelta también existe: cualquier lista se descarga en Excel, CSV o JSON cuando quieras. Tus datos son tuyos, y poder sacarlos es la mejor garantía de que lo son.
El primer mes
Lo razonable es que durante unas semanas convivan los dos: el Excel como consulta y el programa para todo lo nuevo. Cuando te das cuenta de que llevas días sin abrir la hoja, la migración ha terminado. Si quieres probar antes con algo que se parezca a tu negocio, cada programa trae datos de ejemplo de tu oficio que entran con un clic y se quitan igual.