Transporte: cómo llevar los portes, los viajes y la flota
En una empresa de transporte pequeña el teléfono suena veinte veces al día con las mismas tres preguntas: si ha cargado, por dónde va y si lo han recibido. Cada llamada es alguien que para lo que está haciendo para buscar la respuesta.
El porte es un estado, no una línea en la pizarra
Presupuestado, confirmado, planificado en viaje, cargado, entregado, facturado y cerrado. Si cada porte dice en qué punto está, las tres preguntas del teléfono se contestan mirando una lista, y el que llama tiene la respuesta en el momento.
La incidencia no se queda en un mensaje
Un bulto dañado o un destinatario que no estaba se suele quedar en un mensaje del conductor. Si el porte pasa a «con incidencia», no desaparece de la lista hasta que alguien la resuelve, y no se factura como si nada.
Viajes, conductores y camiones
- Cada viaje con su conductor, sus kilómetros y los portes que lleva.
- Cada conductor con la caducidad del permiso, el CAP, el ADR y la tarjeta de tacógrafo.
- Cada camión con su matrícula y las fechas de la ITV, el seguro y la tarjeta de transporte.
- Y lo que cuesta cada vehículo —gasoil, peajes, taller— con sus litros y sus kilómetros.
Lo que para un camión casi nunca es la avería: es una fecha que caducó sin verla venir. Tenerlas todas en el mismo sitio es la forma de verlas antes que un control.
El acuse firmado, en el porte
El albarán firmado que vuelve en la cabina es la prueba de la entrega y lo que permite facturar. En Prontara el acuse se cuelga en su porte, y a final de mes se ven los portes entregados que todavía no se han facturado. Se usa desde el navegador, también desde el móvil del conductor.