Programa de facturación para transportistas: del porte al cobro
En una empresa de transporte pequeña, facturar es lo último que se hace en el día. El porte se entregó hace dos semanas, el albarán firmado sigue en la cabina y la factura sale cuando alguien tiene una tarde libre.
Por qué se quedan portes sin facturar
- El albarán firmado no vuelve a la oficina, y sin él nadie se atreve a facturar.
- Los portes sueltos de un cliente habitual se dejan «para la factura del mes» y alguno se queda fuera.
- Un porte con una incidencia —un bulto dañado, un destinatario que no estaba— se aparta y se olvida.
Se factura lo entregado
Lo que se puede facturar es lo que se ha entregado y tiene su acuse firmado. Si cada porte dice en qué estado está, la pregunta «¿qué tengo sin facturar?» se contesta con una lista: los entregados que todavía no están facturados. Esa lista, mirada una vez por semana, es dinero que ya has ganado y todavía no has pedido.
Una factura para varios portes
Los clientes que mandan carga todas las semanas no quieren una factura por porte. Lo razonable es una factura con una línea por porte, con su código y sus fechas de carga y entrega, para que el cliente la pueda cuadrar con sus propios albaranes. Y el porte con una incidencia abierta se queda fuera hasta que se resuelve: facturarlo como si nada es la forma más rápida de que te devuelvan la factura entera.
Facturado no es cobrado
Cada cliente paga a su manera: recibo a treinta días, a sesenta, en varios plazos. Si la factura nace ya con sus vencimientos según la forma de pago de ese cliente, lo vencido se ve sin buscarlo, y un cobro a medias deja a la vista lo que falta por cobrar en vez de dar la factura por pagada.
Si una factura sale mal
Una factura emitida no se borra ni se edita: se rectifica con otra factura, la rectificativa, que deja constancia de qué se corrigió. Es lo que pide Hacienda y es lo que evita las facturas que «desaparecen» de la numeración.
En el programa de Prontara para transporte cada porte entregado se factura desde su ficha, o se seleccionan varios en la lista de portes y sale una factura por cliente, con una línea por porte; los que tienen una incidencia abierta se quedan fuera y se dice por qué. La factura toma la forma de pago del cliente y crea sus vencimientos, un cobro parcial deja pendiente lo que falta, y el Inicio enseña los portes entregados sin facturar y lo que ya está vencido.