ERP para estudios de arquitectura: honorarios por hitos y margen
Un estudio de arquitectura no cobra como una constructora. Cobra por hitos —al entregar el básico, al obtener la licencia, al terminar la dirección de obra—, y muchos de esos hitos dependen de que otro haga su parte. Por eso se facturan tarde, y a veces no se facturan.
Cómo se cobra un encargo
Los honorarios se pactan en la hoja de encargo, repartidos en porcentajes: una parte al encargar, otra al entregar el proyecto básico, otra al de ejecución, otra con la licencia y el resto durante la obra. Cada reparto es distinto, y casi nunca está en otro sitio que en esa hoja firmada.
El hito que nadie factura
La licencia llega por correo un martes cualquiera, meses después de entregar. Quien la recibe la archiva en el expediente y sigue con lo suyo. El hito que dependía de esa licencia ya se puede facturar, pero nadie lo relaciona, y se factura cuando el estudio repasa sus cuentas o cuando ya nadie se acuerda.
Qué encargos salen a cuenta
- Las horas que el estudio dedica a cada encargo, cada una con su coste.
- Lo que facturan los colaboradores —el ingeniero de instalaciones, el topógrafo, el laboratorio—, como gasto de ese encargo.
- Y enfrente, los honorarios facturados y cobrados.
Con esas tres cosas en el mismo sitio, el margen de cada encargo se ve mientras está vivo. Sin ellas, sólo se sabe que el año ha ido bien o mal, pero no qué encargos lo explican: el que se presupuestó bajo, el cliente que pidió cinco versiones o el trámite que no se acababa nunca.
Del presupuesto de honorarios al cobro
En el programa de Prontara para estudios de arquitectura el presupuesto de honorarios va línea a línea, una por fase, y cuando el cliente lo acepta, «Pasar a encargo» crea el encargo con esas fases. Cada hito de honorarios lleva su porcentaje y se factura desde su ficha; la factura toma la forma de pago del cliente y crea sus vencimientos. Las horas dedicadas y los gastos de colaboradores se apuntan al encargo, y la rentabilidad por encargo enseña lo facturado, lo cobrado, el coste y el margen de cada uno.