Cómo organizar las órdenes de trabajo de un taller mecánico
En un taller, el problema casi nunca es reparar. Es saber, en cada momento, qué coche está en qué punto, quién ha aprobado qué y qué falta para poder entregarlo.
Una orden de trabajo es un estado, no una hoja
La hoja de la carpeta dice qué hay que hacer. Lo que no dice es en qué punto está, y eso es lo que el cliente pregunta cuando llama. Si cada orden tiene un estado, la pregunta se contesta mirando una lista, no yendo al foso.
- Presupuestada: el cliente todavía no ha dicho que sí.
- Aprobada por el cliente: ya se puede empezar.
- En taller: alguien está con ella.
- Esperando recambio: el coche ocupa sitio y no avanza.
- Terminada, facturada y entregada: tres momentos distintos, y conviene no confundirlos.
No tocar el coche sin el presupuesto aprobado
La discusión más cara de un taller es la de la factura que el cliente no esperaba. Separar «presupuestada» de «aprobada» obliga a que nadie empiece sin el sí, y deja constancia de cuándo se dio.
Los coches esperando recambio, a la vista
Un coche que espera recambio es sitio ocupado y un cliente que va a llamar. Tenerlos todos en una lista por estado permite ver de un vistazo cuáles llevan días parados y reclamar al proveedor antes de que lo haga el cliente.
No es lo mismo una garantía que una reparación
Reparación, mantenimiento, garantía o diagnosis se cobran distinto. Si cada orden dice qué tipo es, al final del mes se sabe cuánto trabajo se hizo sin cobrar por garantías, que es un número que casi ningún taller tiene.
Así viene organizado el programa de Prontara para talleres: los siete estados y los cuatro tipos de orden ya puestos el primer día, el presupuesto antes de entrar al taller, los recambios con su stock y los albaranes de tus proveedores para cuadrarlos con lo facturado.