Clínica dental: cómo seguir los tratamientos por fases
En una clínica dental el dinero no se pierde en el sillón. Se pierde antes, en el presupuesto que el paciente se lleva a casa para pensarlo, y después, en el tratamiento largo que deja de venir a terminar.
Un tratamiento pasa por fases, y cada fase es un estado
Presupuestado, aceptado por el paciente, en tratamiento, terminado, facturado y cerrado. Parece burocracia, pero cada salto es una pregunta que alguien de la clínica tiene que poder contestar sin buscar en papeles: ¿ha dicho que sí?, ¿ha empezado?, ¿se le ha cobrado?
- Presupuestado: se le ha entregado el presupuesto y todavía no ha contestado.
- Aceptado: ha dicho que sí, pero aún no tiene la primera cita.
- En tratamiento: está viniendo.
- Interrumpido: ha dejado de venir a mitad.
- Terminado, facturado y cerrado: tres momentos distintos, y conviene no mezclarlos.
Los dos agujeros: el presupuesto y el interrumpido
Si cada presupuesto que sale de la clínica se apunta como tratamiento presupuestado, al final de la semana hay una lista de pacientes a los que llamar. Sin esa lista, esos tratamientos no existen para nadie más que para el paciente, que casi nunca llama.
El interrumpido es el mismo problema, más caro: el paciente ya ha empezado, ya ha pagado una parte y ha dejado de venir. Tener un estado propio para eso convierte un olvido en una lista corta que se revisa una vez al mes.
Los tratamientos largos, en partes
Una ortodoncia o una rehabilitación dura meses. Lo práctico es apuntar cada fase como un tratamiento del paciente —estudio, colocación, revisiones, retirada— con su propio estado. Así se ve en qué punto está sin abrir la historia clínica, y lo que queda por cobrar se sigue factura a factura.
Que el paciente venga a la cita
La agenda del día dice a qué hora viene cada paciente y con qué profesional. Y un correo la víspera, con la hora, evita buena parte de los huecos: en Prontara se enciende en Ajustes y sale con el nombre de tu clínica.
El programa de Prontara para clínicas dentales trae así cada tratamiento con esos siete estados, la agenda con el profesional de cada cita, el presupuesto antes de empezar, la historia clínica y los consentimientos como documentos del paciente, y lo que queda por cobrar de cada factura.