Software de gestión para estudios de arquitectura
En un estudio pequeño, el proyecto se entrega y el encargo sigue vivo meses: en el colegio, en el ayuntamiento, en una ventanilla que pide un papel más. Esa parte del trabajo no está en ninguna hoja de encargos, y es la que hace perder plazos y cobros.
«Abierto» y «cerrado» no dicen nada
Una hoja de encargos suele tener una columna de estado con dos o tres valores. Pero un encargo entregado y uno con un requerimiento del ayuntamiento son «abiertos» los dos, y no se parecen en nada: uno está esperando y el otro tiene un plazo corriendo.
Los estados que sí dicen dónde está un encargo
- Presupuestado y encargado: antes de empezar a dibujar.
- En redacción y entregado: el trabajo del estudio.
- Visado y en trámite municipal: lo que depende de otros.
- Con requerimiento: hay algo que subsanar y un plazo para hacerlo.
- En obra, facturado y cerrado: el final, que no llega solo.
Cada trámite, con su plazo
El visado, la licencia de obra o la de primera ocupación son trámites distintos, cada uno con su organismo, su número de expediente y su estado. Cuando llega un requerimiento, lo único que importa es la fecha límite para subsanarlo, y esa fecha suele vivir en el calendario de quien lleva el trámite. Si esa persona está de vacaciones, el plazo corre igual.
El seguro de quien firma
Hay una fecha que para el estudio entero: la del seguro de responsabilidad civil del técnico que firma. Si ha caducado, el colegio no visa, y suele descubrirse el día que se va a visar. Tenerla apuntada con las de los demás técnicos, y que avise antes, cuesta poco.
En el programa de Prontara para estudios de arquitectura cada encargo lleva uno de esos diez estados, y el de requerimiento no desaparece de la lista hasta que se subsana. Cada trámite va con su organismo, su número de expediente, su estado y su fecha límite, y el Inicio dice cuántos requerimientos hay abiertos y cuándo vence el primero. Los técnicos del estudio llevan su titulación, su número de colegiado y la fecha de su seguro, y el Inicio avisa antes de que caduque.